En muchos almacenes, la jornada arranca preparando pedidos pendientes y acaba sin conseguir enviar todos los pedidos del día. La sensación es de ir siempre con retraso. Y casi siempre suele ser por el mismo punto crítico: una mala organización de la preparación de pedidos o picking.
No es un problema de esfuerzo. Ni de stock. Hay personal trabajando pero pierde tiempo en desplazarse, rehacer pedidos o corregir fallos, que aumentan cuando hay picos de actividad.
La preparación de pedidos concentra gran parte del coste operativo del almacén y también provoca la mayoría de las incidencias, y no se va a solucionar exigiendo más a los operarios o poniendo objetivos más altos.
En este artículo analizamos las claves que permiten mejorar realmente el picking y dejar atrás la dinámica de “poner parches”, sin llegar a solucionar de raíz el problema.
Qué implica realmente optimizar la preparación de pedidos
Optimizar la preparación de pedidos requiere revisar cómo está diseñado el proceso completo, de principio a fin. En muchos almacenes, el picking falla no por lo que ocurre durante la preparación, sino por cómo se lanzan los pedidos al sistema y cómo se organiza el trabajo desde el inicio del turno.
Un error habitual es tratar todos los pedidos como si fueran equivalentes. Diferentes perfiles de pedido requieren criterios distintos de agrupación, secuenciación y asignación de recursos. Cuando esa diferenciación no existe, el picking se vuelve irregular y difícil de planificar.
Optimizar implica también definir qué se espera del proceso. No todos los almacenes buscan lo mismo. Algunos priorizan velocidad, otros flexibilidad y otros reducir errores en contextos complejos. Si ese criterio no está claro, cualquier mejora queda desalineada con la operativa real.
Por último, optimizar exige medir. Sin datos sobre tiempos, recorridos o incidencias, las decisiones se basan en la percepción del responsable del almacén ni en la sensación de que “hoy parece que ha ido bastante bien”.
Solo podemos mejorar apoyándonos en datos fiables y analizándolos para entender qué ocurre realmente en el almacén.
Palancas clave para optimizar la preparación de pedidos
Cuando en SCM Logística analizamos un proceso de preparación de pedidos, no buscamos acelerar una tarea concreta, sino entender cómo funciona el conjunto. Observamos recorridos, secuencias, prioridades y puntos críticos de decisión. El objetivo es identificar cuáles son las mejoras que tendrán impacto real, fundamentalmente en estos 3 aspectos
1. Diseño del layout y lógica de recorridos
Uno de los primeros aspectos a revisar es cómo se producen los desplazamientos dentro del almacén. No según el diseño teórico de los recorridos, sino según la operativa diaria.
En ese análisis suelen aparecer recorridos innecesarios y cruces poco eficientes. Además, determinadas zonas tienden a concentrar esperas o interrupciones que afectan al ritmo de preparación.
Definir correctamente la orden de picking también permite reducir desplazamientos y dar coherencia a la preparación, especialmente cuando se combinan referencias con distintas rotaciones o ubicaciones dispersas.
2. Método de preparación según perfil de pedido
El siguiente punto es analizar qué tipo de pedidos se preparan y con qué grado de variabilidad. No es lo mismo trabajar con pedidos unitarios que con múltiples líneas o referencias repetidas. En determinados contextos, estrategias como el batch picking permiten ganar eficiencia; en otros, dificultan el control si no están bien dimensionadas.
Lo mismo ocurre con el apoyo tecnológico. Soluciones como el picking por voz o el picking visual pueden mejorar la ejecución, pero solo funcionan cuando el proceso está previamente definido y estandarizado.
3. Control del proceso y prevención de errores
Durante la preparación, la mayoría de los fallos no aparecen al final, sino en puntos intermedios mal controlados. Identificar los errores de picking más habituales en un almacén permite introducir controles en el momento adecuado y evitar que las incidencias avancen hasta expediciones.
Reducir errores no consiste en revisar más, sino en revisar mejor.
4. Apoyo de TWO en la ejecución diaria
La preparación de pedidos necesita lo que nuestro SGA TWO puede aportar: orden y control en la operativa diaria.
TWO permite definir ubicaciones, recorridos y reglas de preparación basadas en datos reales. La asignación de tareas se automatiza en función de prioridades, disponibilidad y tipo de pedido, evitando decisiones improvisadas.
El operario recibe instrucciones claras y trabaja guiado por el sistema, lo que reduce tiempos muertos y errores.
Y como la información se captura en tiempo real y queda centralizada, se pueden analizar tiempos de preparación, recorridos, incidencias y cargas de trabajo con precisión. Gracias a TWO, la preparación de pedidos pasa a ser un proceso medible, ajustable y escalable conforme cambia el volumen o la complejidad del almacén.
Si quieres revisar este u otro proceso de tu almacén, o tienes interés en digitalizar algún aspecto de la operativa para ganar control y fiabilidad, ponte en contacto con nuestro equipo. Te asesoramos para que implementes ya ese cambio que tu empresa está necesitando.
