3 aspectos a tener en cuenta al contratar un SGA

3 aspectos a tener en cuenta al contratar un SGA

Características y factores que determinar el éxito o fracaso al implantar un SGA

Evaluar, elegir y contratar un SGA, Software de Gestión de Almacén (1) puede ser una tarea compleja. La operativa logística es un elemento estratégico que tiene implicaciones en la cuenta de resultados y en la satisfacción del cliente, por lo que no debe tomarse a la ligera.

Tras más de 20 años de experiencia implantando soluciones de software para la gestión de almacenes y centros logísticos, desde SCM Logística, consideramos que existen 3 aspectos que pueden determinar el éxito o fracaso a medio y largo plazo al implantar un sistema de gestión de almacenes. Si estás considerando contratar un SGA para tu empresa te aconsejamos que sigas estos consejos y los tengas muy en cuenta desde un inicio:

1. Realiza un análisis interno previo para identificar tus necesidades logísticas

Antes de analizar las diferentes opciones de sistemas de gestión de almacenes del mercado es muy recomendable hacer un primer análisis interno e identificar las necesidades específicas a ser cubiertas con el SGA. De este modo, posteriormente, se podrán identificar más fácilmente qué soluciones se ajustan a nuestras necesidades logísticas y dar mejor con la solución idónea para nuestro caso.

Este factor es esencial para el éxito de la implantación de un SGA, por lo que creemos que jamás debería obviarse este paso en el proceso.

Algunas de las necesidades logísticas más habituales son: automatizaciones de almacén; correcta planificación y ejecución de tareas y expediciones; gestión eficiente de ubicaciones, grupaje de picos e inventarios globales de almacén; conexiones con el ERP, u otros elementos de eficiencia en la gestión de almacenes y operativa global logística.

Una vez identificados los objetivos de gestión y mejora, se aconseja identificar también los recursos disponibles y el timing en el que interesa implantarlo. Es preciso asegurarse antes de empezar que se pueden cumplir con las expectativas previstas.

Finalmente, llegados a este punto ya se podrían analizar las características y prestaciones de los diferentes sistemas de gestión de almacén del mercado y, detectar así, la solución que dé mejor respuesta a las necesidades específicas de tu departamento logístico.

2. Asegúrate de conocer las características que debería tener un buen SGA

En la actualidad existen muchas opciones en el mercado para registrar o gestionar la operativa logística: desde simples programas informáticos que permiten anotar movimientos a avanzadas soluciones que permiten gestionar eficientemente la operativa y realizan sugerencias de optimización logística (SGA).

Todo depende de qué necesidades tenga tu empresa, sin embargo, existen 5 características que creemos que debería cumplir un buen SGA:

  • Flexibilidad y escalabilidad:  Debe estar pensado para cubrir las necesidades presentes y futuras de tu almacén. Por un lado, debe adaptarse fácilmente a la idiosincrasia de tu compañía y crecer con tu negocio según lo necesites. Por otro lado, debe ser flexible para poder adaptarse del modo más rápido, eficiente y sencillo a innovadoras soluciones tecnológicas o cambiantes necesidades del sector logístico.
  • Conectividad tecnológica: Interacción sencilla con los actuales (y futuros) sistemas actuales de gestión empresarial (ERP); software de etiquetas; soluciones tecnológicas logísticas (terminales de mano de RF, picking por voz, picking visual, pick to light, o similares.). Este factor es especialmente importante porque lo último que interesa es tener que cambiar los sistemas que utilizas actualmente porque no se integran con el software de gestión de almacén seleccionado.
  • Solución 100% logística: A diferencia de los módulos logísticos de los ERP, los softwares de gestión de almacén (SGA), no son ERPs adaptados para poder gestionar las necesidades logísticas más básicas, sino que son aplicaciones informáticas especialmente diseñados para cubrir y dar respuesta del modo más eficiente a todas las problemáticas y necesidades de gestión logística.
  • Capacidad de analítica y operativa logística eficiente: Un sistema de gestión de almacenes eficiente debería permitir hacer un reparto fácil y óptimo de tareas de almacén basado en datos analíticos. Debes poder, por ejemplo, hacer que ciertos usuarios puedan acceder con su clave personal al programa y, así, trazar acciones, hacer consultas de entradas, expediciones o reposiciones. También deberías poder crear menús propios por usuario con acceso rápido a sus pantallas más utilizadas, crear informes a medida y tomar decisiones de stocks de modo fiable, rápido y eficiente. Así mismo, deberías poder personalizar tus maestros de clientes y de materiales con vistas y filtros que se ajusten a tus necesidades para mejorar tu operativa.
  • Intuitivo: Asegúrate de que es fácil de aprender y utilizar tanto en los puestos de trabajo como en los terminales móviles. El sistema que escojas debería guiar a los operarios en las acciones a realizar según los parámetros logísticos establecidos por la compañía. El uso del SGA por parte de los operarios debería ser sencillo e intuitivo de manera que apenas requiera aprendizaje y no dé lugar a errores.

3. No estés solo frente a tu nuevo sistema de gestión de almacenes

Es aconsejable que el proveedor del sistema de gestión de almacenes que escojas se convierta en un aliado estratégico para tu empresa.

No se trata de instalar un software y utilizarlo sin más (como quién instala una aplicación en su móvil o en el ordenador). Piensa en apoyarte en una empresa que se adapte bien a tu modelo de negocio, a tus necesidades logísticas, con experiencia demostrada y en la que puedas forjar una relación de partners a largo plazo y estable.

Según nuestra experiencia, una de las claves de éxito en la implantación eficiente al contratar un SGA es trabajar conjuntamente con la empresa en identificar qué correcciones y puntos de mejora pueden aplicarse en cada caso concreto e ir optimizando procesos, costes y operativa con la compañía.

Como hemos visto, contratar un SGA (2) debe proporcionar ventajas competitivas clave para la empresa. Es una decisión que debe analizarse con calma y apoyarse en un equipo de consultores con experiencia que guíen el proceso para evitar perder tiempo y dinero.

Actualmente existen muchas opciones de software de logística de almacén y lo importante no es contratar un SGA con mayores prestaciones, sino el que encaja justo con nuestras necesidades, presupuesto y cuya empresa consultora nos inspira mayor confianza.

Este artículo es solo una primera guía a la hora de contratar un SGA. Pretende ser un punto de partida pero sabemos que hay muchos más.  Por ello, te recomendamos que tras un primer análisis in-house de los aspectos comentados, un consultor experto haga un análisis en profundidad de las necesidades de tu empresa, características y recursos y, así, valorar qué opción encaja mejor en tu negocio pensando a corto, medio y largo plazo.

Si aún tienes dudas al contratar tu SGA, quieres pedir opinión o una demo, contacta a nuestros consultores.

 


(1) SGA proviene de la traducción del término inglés WMS (Warehouse Management System). Fuente: Wikipedia. 

(2) Como el Software de Gestión de Almacén TWO: www.scmlogistica.es/sga-software-gestion-almacen/  

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