Errores habituales en implantaciones software gestión almacenes

6 Factores de riesgo al implementar un SGA

 

Por: Alex Galisteo, Propietario y Socio Fundador de SCM Logística.

El tamaño de la empresa en una implantación de un Software de Gestión no importa. O dicho de otro modo: tras muchas experiencias de implementaciones SGA; artículos y casos de estudio; charlas con profesionales del sector; y reflexiones personales, he llegado a la conclusión que las grandes empresas no están exentas de cometer ciertos errores frecuentes al implementar un software de gestión. Estos factores de riesgo al implementar un SGA, pueden llevar el proyecto al fracaso – al margen de lo grande que sea la inversión o los recursos invertidos.
Son muchos los casos que demuestran esta afirmación. Por ejemplo, la implementación fallida de SAP eLWIS en Lidl tras invertir 500M € y 7 años de dedicación. Otro claro ejemplo sería el fracaso de la multinacional alemana Deutch Post, DHL, que tuvo que abandonar la implantación de su nuevo sistema New Forwarding Environment (NFE) después de invertir más de 350M € – o más de 500M€ según las fuentes.

Y es que da igual lo grande o pequeña que sea un empresa. Si estás planteándote implementar un SGA – SCM TWO, SAP WM o cualquier otro – quizás estés a tiempo de revisar tu plan y tratar de evitar varios factores de riesgo habituales al implementar un SGA que pueden llevar el proyecto al fracaso si no se tienen en cuenta:

 

Consideraciones clave o factores de riesgo al implementar un SGA:

  1. La indefinición de un plan y objetivos previa

    Es muy importante que se defina un plan de trabajo antes de empezar la implementación del Software de Gestión de Almacenes. Así mismo, también es esencial que todas las partes implicadas se comprometan con el cumplimiento del mismo. Solo de este modo se puede trazar una hoja de ruta a seguir y no dejar la implementación al azar o a la improvisación.  

     

  2. Sin la Alta Dirección a bordo

    Este aspecto es especialmente importante. La transformación digital (empresarial y logística) es un proceso que por su complejidad y nivel estratégico debe tener el apoyo total de la dirección de la compañía para su correcta implementación y resultado.
    Así pues, para que la implantación del SGA sea un éxito es necesario involucrar y tener el apoyo de la Alta Dirección – o C-Suite -, desde las fases iniciales, hasta su correcta implementación.

     

  3. Adaptación del SGA y los procesos logísticos. ¿Quién se adapta a quién?

    La adaptación entre la compañía y el SGA puede darse de varios modos: Algunos softwares de gestión requieren que la empresa adapte sus procesos y operativa al nuevo sistema. Otros, sin embargo, permiten también la opción contraria. Es decir, el SGA se adapta a la idiosincrasia logística de la empresa y sus procesos corporativos. Según mi experiencia, lo ideal es un equilibrio entre estas dos opciones. Es decir, es aconsejable buscar un software que se adapte al máximo a nuestras necesidades y procesos como compañía. Este aspecto garantiza una implantación mucho más fácil, eficiente y rápida. Pero, al mismo tiempo, es aconsejable aprovechar para adaptar nuestra organización a las buenas prácticas a las que nos obliga un buen SGA y desprendernos de malos vicios adquiridos.
    Por lo tanto, lo realmente importante es escoger un SGA que encaje con nuestra compañía, objetivos y necesidades pero, a la vez, aprovechar esta oportunidad de oro para definir posibles mejoras de procesos antes de empezar la implementación.

     

  4. Recursos disponibles insuficientes

    Tanto humanos, físicos, económicos o de tiempo. Una vez trazado el plan es importante valorar si se disponen de todos los recursos necesarios para poder implementar con éxito el proyecto. Y, en caso negativo, hacer las correcciones necesarias antes de empezar para evitar sorpresas inesperadas e indeseadas.

     

  5. Integración de sistemas informáticos y funcionalidades ineficientes o desfasadas

    Por un lado, es importante evaluar los sistemas y automatismos que se conectarán al SGA teniendo en cuenta los avances y necesidades del mercado. El objetivo es estimar si son óptimos o se necesita algún cambio antes de implantar el Software de Gestión de Almacenes. Hay que tener en cuenta que la eficacia de la solución global afectará directamente a la eficiencia operativa; la calidad global del servicio; y la satisfacción del cliente de la compañía que los utiliza.
    Por otro lado, para garantizar el éxito de la implementación, es necesario poder integrar el SGA con el ERP, EDI o programas de agencias de transporte que utilice la compañía de modo que todo funcione sincronizado y de modo eficiente.

     

  6. El tiempo es oro y la tecnología avanza a pasos agigantados

    Una implementación de un software de gestión no debería alargarse excesivamente en el tiempo. La escalabilidad futura y sobre todo la agilidad en la adaptación son factores esenciales. Si el proyecto está en fase de implementación permanente – o muy prolongada (varios años) – no puede adaptarse a las necesidades del mercado y mejoras tecnológicas como debería para ser competitivo. Las implementaciones de Software de Gestión de Almacenes deberían requerir unos meses (normalmente de entre 3 a 6 meses y hasta 12 meses en negocios más complejos).
    Ante escenarios complejos sería recomendable dividir el proyecto en fases. De este modo se minimiza el riesgo y se pueden consolidar cada una de las fases definidas por separado.
    Además, la tecnología logística, como en muchas otras industrias, está viviendo una época de grandes cambios, novedades y avances tecnológicos. Por lo tanto, los procesos largos de implantación están sin duda condenados al fracaso o a la pérdida de eficiencia.


Estos 6 aspectos son los más habituales. Mi recomendación, sin embargo, es que pidas a tu consultor que analicéis juntos bien tu caso previamente para minimizar posibles factores de riesgo particulares de tu implementación.

La implantación de un SGA no debería ser la compra de una licencia. Se trata de un proceso estratégico. Y, como tal, debería analizarse detenidamente, involucrar a las personas adecuadas y personalizar el proyecto según las necesidades concretas de cada caso y compañía.

Hay que tener en cuenta que se trata de una excelente oportunidad para mejorar los procesos corporativos, incrementar la productividad y reducir costes, por lo que nada debería dejarse al azar.

¿Aún estás a tiempo de revisar tu plan? ¿Has detectado alguno de estos 6 factores de riesgo en la implementación de tu SGA? Si después de leer esta publicación tienes dudas sobre tu próxima implementación, comentarios o puedo ayudarte, contacta conmigo y lo comentamos.

Alex Galisteo, Propietario y Socio Fundador de SCM Logística.

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