Tan importante como trazar objetivos empresariales es hacer el seguimiento correcto de los resultados. Porque ¿cómo saber si nos acercamos o nos alejamos de nuestras estimaciones? La única forma de hacerlo es utilizando métricas. Y para eso tenemos los KPI.
Enseguida te explicamos qué son esas siglas, pero lo fundamental es esto: para conocer la situación real de tu empresa (o, hablando del sector logístico, de la cadena de suministro o alguna parte de ella) lo que necesitas son números.
Y para “escuchar” lo que dicen los números es necesario realizar mediciones.
Te explicamos por qué esto es importante y cuáles son las métricas más importantes para tu actividad.
Por qué las métricas son importantes
Tiempo, volumen de operaciones, calidad del servicio… ¿Cómo saber si el rendimiento de tu empresa es hoy mejor que ayer o que el mes pasado?
Para poder optimizar los procesos logísticos, aumentar la productividad y ubicarse en el mercado, es necesario que las empresas conozcan de manera muy precisa cómo está funcionando la cadena de suministro.
Y para hacerlo solo hay una forma: monitorizar las acciones, tanto las que se realizan internamente como las que implican a proveedores o clientes.
Los indicadores de rendimiento aportan información valiosa sobre lo que está sucediendo en el presente y son la base para tomar las decisiones más adecuadas de cara al futuro.
Analizar las métricas de la cadena de suministro te permite:
- Localizar puntos de bajo rendimiento y mejorarlos.
- Controlar los costes, analizar formas de ahorro y señalar fugas de presupuesto.
- Detectar problemas en cualquier punto de la cadena.
- Tomar mejores decisiones empresariales.
- Analizar en qué fase es necesario realizar inversiones.
- Hacer seguimiento de proveedores y clientes, y conocer el grado de satisfacción.
- Corregir parámetros en cuanto se desvían de las estimaciones.
- Registrar datos para tener un histórico de la evolución de la empresa.
Realizar evaluaciones periódicas de la cadena de suministro es fundamental para alcanzar objetivos de forma continua y mantener el nivel de competitividad en un mercado muy exigente.
“Lo que no se mide, no se puede mejorar”: qué son los KPI
Los KPI, siglas de Key Performance Indicators, son medidores del rendimiento de las distintas áreas de un negocio. Se podría traducir también como “indicadores de gestión”, “claves de rendimiento” o “medidor de desempeño”.
Lo importante es que se utilizan para conocer los resultados de las estrategias de negocio que ponemos en marcha y saber con rigurosidad si alcanzamos o no los objetivos, y a qué distancia estamos de lograrlos.
Es decir, ¿nuestra estrategia está funcionando? ¿Vamos por buen camino?
O, por el contrario: ¿nos estamos desviando y es necesario hacer correcciones?
Los KPI deben ser medibles y cuantificables: tienen que concretarse en cifras, valores o porcentajes.
También hemos de asignarles un marco temporal. ¿Cada cuánto tiempo queremos tener datos? Podremos configurarlos para que midan cada hora, cada día, cada semana, etc.
Existen muchos tipos de KPI, tantos como parámetros que podemos monitorizar, pero no es recomendable seguirlos todos.
Tener datos excesivos puede restar atención a los que son más relevantes y por eso lo mejor es elegir aquellos KPI que nos van a aportar información de valor según nuestro modelo de negocio.
¿Cómo saber qué KPI son interesantes para tu empresa?
Esa parte requiere un estudio en profundidad y, probablemente, asesoramiento profesional, pero te podemos adelantar que una buena referencia para saberlo es esta: los objetivos de la empresa.
Por tanto, hazte estas dos preguntas:
- ¿Cuáles son los objetivos?
- ¿Qué datos necesitas conocer para hacer un correcto seguimiento de esos objetivos?
Solo con eso, ya puedes hacerte una idea de cuáles son los KPI importantes.
Por ejemplo, si un objetivo es reducir el tiempo de permanencia de una mercancía en almacén, de nada te sirve introducir un KPI que mida el rendimiento de tu página web, por mucho que resulte un dato interesante.
En concreto, en el sector logístico, los KPI más utilizados tienen que ver con las principales actividades, tales como abastecimiento, producción, transporte, gestión de almacén, distribución, etc.
¿Cuáles son los principales KPI para medir la cadena de suministro?
La cadena de suministro es muy amplia y consta de distintas fases, por lo que hay muchos indicadores que podrían ser relevantes según cada caso. Los que te vamos a comentar son solo algunos ejemplos de tipos de KPI:
De aprovisionamiento: miden los tiempos de entrega, los costes de cada compra, el historial de cada proveedor, etc.
De transporte: miden el coste del transporte, tiempo de las rutas, rendimiento de la flota, etc.
De gestión de almacén: miden los costes del almacén, el espacio, la productividad, la velocidad de procesamiento de pedidos, etc.
De stocks: miden la rotación de inventarios, roturas de stock, etc.
De marketing y ventas: miden las visitas comerciales, presupuestos enviados, ventas cruzadas, rendimiento de campañas publicitarias, etc.
De servicio al cliente: miden los plazos de entrega, número de devoluciones, incidencias, tiempo de resolución de solicitudes, etc.
Para poder tener el control de todos estos indicadores y hacer el seguimiento correcto, deben estar integrados en el Sistema de Gestión de Almacén (SGA) de la empresa.
Mide el rendimiento de tu empresa con los KPI correctos
No hay dos empresas iguales. Aun perteneciendo al mismo sector, cada una tiene su funcionamiento interno, distintos medios y también distintos objetivos.
Por tanto, en cada caso se deben determinar cuáles son los KPI relevantes para cada modelo de negocio.
Si necesitas asesoramiento en este punto, ponte en contacto con nosotros. Nuestro equipo profesional estará encantado de orientarte.
