Stock de seguridad

¿Tienes previsto un stock de seguridad en tu almacén?

En un almacén, lo último que queremos es llevarnos sustos con el stock. ¿Y si de pronto hay un pico de demanda inesperado y no tienes mercancía? ¿Y si falla un proveedor habitual y no puedes reponer en la fecha prevista? Para evitar problemas (y posibles roturas de stock) es importante contar con un stock de seguridad.

La idea es sencilla: prever para no lamentar. Pero la ejecución puede no ser tan fácil, ya que calcular el stock necesario en cada caso particular depende de muchos factores.

Hoy vamos a profundizar en este concepto para ayudarte a prevenir este tipo de situaciones. 

 

Stock de seguridad: adelántate a los problemas. Qué es y por qué necesitas tenerlo bajo control

El stock de seguridad es ese extra de mercancía que es conveniente tener en el almacén para estar cubierto frente a cualquier imprevisto: problemas de abastecimiento, huelgas, retrasos con los proveedores, aumento repentino de la demanda, etc.

En todos esos casos, la respuesta al cliente puede verse afectada negativamente por un problema evitable, teniendo un inventario de seguridad.

El principal cometido de un stock de seguridad es evitar tener una rotura de stock, una de las peores situaciones que pueden ocurrir en un almacén, ya que frena la actividad y compromete la confianza de los clientes en la compañía. 

El stock de seguridad garantiza que, cuando se agotan las existencias previstas para un determinado ciclo, el almacén aún puede responder pedidos si se produce un cambio en la demanda con el que no se contaba.

 

3 razones para calcular un stock de seguridad

Tener un stock de seguridad es necesario por numerosas razones. Estas son las 3 principales.

  1. Compensa los pequeños errores de previsión. Las empresas basan sus cálculos en datos históricos y estimaciones. El stock de seguridad sirve para compensar las pequeñas (o no tan pequeñas) variaciones entre la previsión y la demanda real.
  2. Asegura la cadena de suministro. Si tu stock de seguridad está calculado para cubrir incidencias, la cadena no se rompe y nadie tiene que detener su producción o desatender otros pedidos.
  3. Mantiene alta la satisfacción del cliente. Al fin y al cabo, todos los operadores de la cadena logística quieren trabajar sin incidencias.

 

Cómo calcular el stock de seguridad

El problema viene a la hora de echar las cuentas: ¿cuánto stock es razonable acumular como previsión de seguridad? Considerando que el espacio en un almacén es limitado, hay que ser lo más precisos posible en las previsiones.

Hay distintas maneras de calcular el stock de seguridad con cierta fiabilidad, minimizando los márgenes de incertidumbre. 

Muchas empresas optan por la fórmula más simple de todas y multiplican por ciclo, es decir, calculan el stock que necesitan para un ciclo, por ejemplo, de un mes (tomando como referencia el histórico de la empresa) y le añaden dos semanas más de seguridad.

Es una forma de “tener un margen” por si hay cualquier imprevisto, pero el cálculo se puede mejorar mucho. 

Sobre todo, hay que tener en cuenta que no todos los artículos de tu almacén son iguales ni requieren el mismo tratamiento. Una regla fija, como esta que te acabamos de comentar, tiene una efectividad limitada, sobre todo porque cada referencia del inventario tiene un patrón de demanda y rotación único. Así que, si tenemos en cuenta más datos, el cálculo se puede afinar mucho más.

 

>> Si quieres saber más sobre la forma de clasificar el inventario según su nivel de rotación, puedes leer este post en el que te hablamos sobre el sistema ABC para la gestión de stocks.

 

Hoy por hoy, la forma más efectiva de controlar los niveles de stock de un almacén, incluyendo el cálculo del stock de seguridad, pasa por la utilización de un software de gestión de almacén, que garantiza un control preciso de las existencias.

Y, yendo un poco más allá, los modelos predictivos darán un gran salto cuando se normalicen las tecnologías basadas en Inteligencia Artificial, capaces de utilizar el Big Data para optimizar procesos en el sector de la logística y obtener modelos predictivos mucho más precisos.

 

Toma el control total del stock en tu almacén

Determinar los niveles de inventario adecuados es una de las tareas más importantes y más difíciles a las que se enfrentan los gestores de almacenes. Si se tiene demasiado inventario, se inmoviliza el capital y aumentan los gastos de almacenaje. Si no se tiene suficiente, se convive con el riesgo de sufrir una rotura de stock y empeorar el servicio. 

Un software de gestión de almacenes ayuda a gestionar con eficiencia no solo el inventario, sino también otras tareas operativas, automatizando procesos y brindando información en tiempo real sobre el stock disponible.

¿Quieres saber cómo puede ayudar nuestro SGA TWO a mejorar el control de stock en tu empresa? Ponte en contacto con nuestro equipo y resuelve tus dudas.

Rotura de Stock

Rotura de stock: qué es y cómo puede evitarse

Que te llegue un pedido y no tengas mercancía para atenderlo, es una de las situaciones que no quieres vivir en tu almacén. Una rotura de stock ofrece una mala imagen de la empresa y provoca descontento en el cliente que no recibe lo que ha pedido. 

Las consecuencias pueden ser importantes para tu negocio, sobre todo si el problema se repite en más de una ocasión.

Por eso hoy queremos abordar la ruptura de stock y, sobre todo, decirte qué puedes hacer para que no suceda en tu empresa.

Veamos cuáles son las claves.

 

Qué es la rotura de stock: causas y consecuencias

La rotura o ruptura de stock es una alteración en la cadena de suministro que se produce cuando la empresa no tiene mercancía suficiente de uno o varios productos y no puede responder a los pedidos de sus clientes.

Existen roturas de stock totales, cuando el pedido completo no ha podido ser servido al cliente. Y también roturas de stock parciales, cuando solo se puede completar una parte del pedido.

Sea como sea, es algo que no queremos que suceda en ningún caso, por las implicaciones negativas que tiene para la empresa. 

Generalmente, la primera consecuencia es un aumento de los gastos. Si no se dispone de un producto quizá haya que comprarlo rápidamente a un proveedor con el que no tenemos relación previa, a un precio más elevado y, posteriormente, hacer un envío urgente para que el cliente lo reciba.

En el peor de los casos, puede suponer que el cliente afectado considere que tu empresa es poco eficiente y retire su confianza. Perder clientes es una de las consecuencias más graves que pueden derivarse de una rotura de stock.

 

Por qué puede producirse una rotura de stock

Hay muchas razones posibles. Algunas de ellas son difíciles de prever, por ejemplo, las que tienen que ver con las tensiones de la cadena de suministro a nivel global, como ha sucedido en los últimos meses debido a problemas globales en la cadena de suministro (la crisis del canal de Suez, la escasez de contenedores, y otras situaciones). 

Tampoco son fáciles de prever situaciones puntuales, como puede ser una huelga en el sector del transporte que provoque retrasos en los suministros que esperas recibir.

Aunque puede haber margen de mejora en ese tipo de previsiones, la realidad es que no están en tu mano. Por tanto, lo recomendable es comenzar por lo que sí depende de tu gestión, ya que tienen que ver directamente con la organización interna de tu almacén.

En este apartado sí es posible revisar y hacer los ajustes necesarios para optimizar todos los aspectos posibles. Y así, estarás alejando la posibilidad de una rotura de stock. 

 

Claves para evitar una rotura de stock

Conseguir calcular el stock óptimo es uno de los retos más importantes de cualquier gestor logístico. 

No es fácil hacerlo. Hay que tener en cuenta que, si quieres cubrirte las espaldas y tener una previsión amplia, los costes de almacenamiento aumentan.

Esa es la razón por la que muchas empresas limitan sus inventarios y tratan de calcular cuál es el stock mínimo con el que deben contar para sostener su actividad.

Como verás, es un cálculo delicado, que puede verse alterado por distintos factores.

Por eso no hay una sola fórmula para evitar una rotura de stock, sino una combinación de varias. 

La rotura de stock se evita mejorando diversas acciones que repercuten directamente en la calidad del sistema de gestión de almacén. 

 

Revisar la rotación de productos

Es posible que haya errores de cálculo y es necesario identificarlos. Por ejemplo, mercancías calificadas como de baja rotación cuya demanda ha variado con el tiempo, y por tanto deben clasificarse como rotación media o alta.

Esa revisión permitirá actualizar los datos, mejorar la gestión del inventario y, posiblemente, prevenir futuros desabastecimientos.

 

Diversificar proveedores

En los últimos tiempos esto es fundamental. Los problemas globales de abastecimiento han afectado a muchas pequeñas y medianas empresas, que de la noche a la mañana se han encontrado con que sus proveedores tampoco disponían de mercancía.

La cadena de suministro ha estado sometida a muchas presiones durante los dos últimos años, y eso ha obligado a las empresas a buscar proveedores en otros mercados para poder asegurar el abastecimiento. 

Además de eso, es muy interesante revisar los canales de comunicación con tus proveedores, para estar seguros de que las órdenes se reciben y se atienden con celeridad. Cualquier mejora organizativa siempre es beneficiosa para todas las partes.

> ¿Sabes qué es el Intercambio Electrónico de Datos (EDI) y cómo puede mejorar la comunicación con tus proveedores?

 

Mejorar el mantenimiento del almacén

¿Es posible que la falta de mercancía en un momento puntual se deba a un mantenimiento deficitario? Es decir, que exista un número demasiado elevado de referencias deterioradas y el stock sufra por ello.

Es conveniente revisar el plan de mantenimiento del almacén para reducir al mínimo la pérdida de mercancía por este motivo.

 

Confíar en la tecnología

Si hubiese que resumir todas las recomendaciones en una, sería esta: automatiza la gestión de tu almacén con herramientas digitales. 

Lo recomendable es implantar un SGA para que tome el control de los procesos logísticos, haga el seguimiento de los KPI más relevantes para tu negocio y te ofrezca información actualizada de la situación de tu almacén. 

Seguir gestionando tu almacén con procesos manuales es abrir la puerta a errores que, hoy en día, son fácilmente evitables.

 

Optimiza la gestión del stock con SGA TWO

Tenemos soluciones para ayudarte a mejorar la gestión de tu almacén, hasta el punto de que la rotura de stock no sea una de tus preocupaciones.

Con la experiencia de más de dos décadas ayudando a empresas a optimizar sus procesos, mas nuestro sistema SGA TWO de gestión de almacén, puedes dar el salto cualitativo que tu empresa está necesitando. ¿Hablamos?