Errores Implantación SGA SCM

¡Atención! Estos son los errores a evitar en la implantación de un SGA

El salto hacia la digitalización de un almacén pasa por la implantación de un software que asuma el control de los procesos. Se trata de un Sistema de Gestión de Almacén (SGA) que supondrá la entrada en una nueva dimensión organizativa y despejará el camino del crecimiento empresarial.

Por eso, hay que hacerlo todo bien desde el minuto uno.

Te contamos a continuación cuáles son los errores que no hay que cometer en la implantación de un SGA (y que un equipo profesional con experiencia sabrá evitar).

 

Cómo (no) implementar un SGA: los 3 errores más habituales

Tomar la decisión de implementar un Sistema de Gestión de Almacén, es un paso importante en la empresa. Implica cambios profundos que deben llevarse a cabo de la mano de los profesionales adecuados.

De no ser así, pueden cometerse fallos graves que perjudicarán el proyecto y supondrán una demora en los beneficios que se esperaban. Los errores más habituales son estos:

 

Error 1: no elegir el proveedor adecuado

Antes de tomar la decisión es importante dedicar un tiempo a estudiar el mercado y elegir con qué equipo profesional quieres trabajar.

Porque, si bien hay distintos proveedores de SGA, también es verdad que no todos ofrecen el mismo abanico de soluciones, con una visión estratégica de tu negocio a largo plazo, flexibilidad para adaptarse a las características específicas de tu proyecto o servicio posventa.

Piensa que, más allá de un proveedor de software, tienes que encontrar un partner estratégico con el que establecer una relación de confianza que permita optimizar el trabajo en equipo. 

Una mala comunicación, un planteamiento demasiado rígido, un clima de trabajo poco creativo… son factores que pueden complicar mucho un proyecto e, incluso, hacer que no se alcancen los objetivos trazados.

Nosotros podríamos hablar largo y tendido sobre nuestra forma de trabajar y la manera de crear ese tándem que permite los mejores resultados. Pero pensamos que lo mejor es que los demás lo cuenten por nosotros. 

Puedes echar un vistazo a estos casos prácticos de implantación de SGA: Inoxpa y Montana Colors.

Error 2: no trazar una buena estrategia de implementación

Esto no ocurrirá si, tal como se advertía en el primer punto, sabes cómo elegir al mejor proveedor de SGA para tu proyecto. 

En primer lugar hay que hacer un análisis previo para identificar las necesidades de la compañía, en el presente y en el futuro a medio plazo, de forma que queden previstas todas las circunstancias posibles. 

De la calidad y profundidad de ese estudio va a depender una buena parte del éxito de la implantación.

Además, es necesario que el SGA sea lo suficientemente flexible como para adaptarse a los procesos operativos de la empresa, y que así su implantación se realice de forma eficiente y ágil. 

A la vez, es un buen momento para hacer propuestas e invitar a la empresa a cambiar operativas tradicionales por otras más eficientes.

Una estrategia correcta buscará el equilibrio entre ambas dinámicas, adaptando el SGA cuando sea posible para no exigir un sobreesfuerzo de adaptación, pero proponiendo nuevas formas de funcionamiento cuando sean claramente más beneficiosas para la empresa.

Tras la implantación del sistema, otro error común es no dedicar el tiempo suficiente a poner a prueba el SGA en todos los entornos posibles, para detectar errores y subsanarlos. 

Las comprobaciones finales son esenciales para asegurar el funcionamiento correcto, que los operadores se familiaricen y aprendan a resolver tanto las incidencias comunes como los casos excepcionales. 

 

Error 3: no contar con el 100% del compromiso para el cambio

Implementar un SGA no es simplemente comprar una licencia y poner un software a funcionar. Va mucho más allá.

Implica un cambio en la cultura empresarial de la compañía, un giro de mentalidad y una transformación del modelo organizativo, ya que supone pasar de las formas tradicionales de organización a un sistema digitalizado que nada tiene que ver con lo anterior. 

Es un cambio de escenario importante. El proveedor debe acompañarlo de principio a fin, pero además, para que sea un éxito se necesita que toda la empresa esté comprometida con esa transición.

Esto supone, por un lado, que los cargos directivos se impliquen en el proceso y presten toda su colaboración para que se lleve a cabo de forma fluida, con buena comunicación y disposición para ir resolviendo todas las cuestiones que surjan.

Por otro lado, es necesario que la empresa haga saber a todos sus empleados y empleadas que se trata de un cambio necesario para avanzar, para el cual será necesario un esfuerzo de adaptación por parte de todos. 

Evitando estos errores, se despeja el camino para que la implantación del SGA sea un éxito. Ya solo queda que disfrutes de las ventajas de automatizar el almacén, ganando eficacia en todos los procesos.

 

No cometas errores a la hora de implantar un SGA

Decidirse a digitalizar el almacén es un momento trascendental para la empresa, ya que supone iniciar una nueva etapa de mayor capacidad operativa y la entrada de lleno en la logística 4.0.

Por eso, es importante que todo se lleve a cabo correctamente y sea una buena experiencia para tu empresa, sin estos 3 errores más comunes que te hemos comentado, ni otros que podrían producirse.

Si quieres saber cómo iniciar ese cambio de la manera más sencilla, ponte en contacto con nuestro equipo profesional. Pregúntanos y resolveremos todas tus dudas.

Errores habituales en implantaciones software gestión almacenes

6 Factores de riesgo al implementar un SGA

 

Por: Alex Galisteo, Propietario y Socio Fundador de SCM Logística.

El tamaño de la empresa en una implantación de un Software de Gestión no importa. O dicho de otro modo: tras muchas experiencias de implementaciones SGA; artículos y casos de estudio; charlas con profesionales del sector; y reflexiones personales, he llegado a la conclusión que las grandes empresas no están exentas de cometer ciertos errores frecuentes al implementar un software de gestión. Estos factores de riesgo al implementar un SGA, pueden llevar el proyecto al fracaso – al margen de lo grande que sea la inversión o los recursos invertidos.
Son muchos los casos que demuestran esta afirmación. Por ejemplo, la implementación fallida de SAP eLWIS en Lidl tras invertir 500M € y 7 años de dedicación. Otro claro ejemplo sería el fracaso de la multinacional alemana Deutch Post, DHL, que tuvo que abandonar la implantación de su nuevo sistema New Forwarding Environment (NFE) después de invertir más de 350M € – o más de 500M€ según las fuentes.

Y es que da igual lo grande o pequeña que sea un empresa. Si estás planteándote implementar un SGA – SCM TWO, SAP WM o cualquier otro – quizás estés a tiempo de revisar tu plan y tratar de evitar varios factores de riesgo habituales al implementar un SGA que pueden llevar el proyecto al fracaso si no se tienen en cuenta:

 

Consideraciones clave o factores de riesgo al implementar un SGA:

  1. La indefinición de un plan y objetivos previa

    Es muy importante que se defina un plan de trabajo antes de empezar la implementación del Software de Gestión de Almacenes. Así mismo, también es esencial que todas las partes implicadas se comprometan con el cumplimiento del mismo. Solo de este modo se puede trazar una hoja de ruta a seguir y no dejar la implementación al azar o a la improvisación.  

     

  2. Sin la Alta Dirección a bordo

    Este aspecto es especialmente importante. La transformación digital (empresarial y logística) es un proceso que por su complejidad y nivel estratégico debe tener el apoyo total de la dirección de la compañía para su correcta implementación y resultado.
    Así pues, para que la implantación del SGA sea un éxito es necesario involucrar y tener el apoyo de la Alta Dirección – o C-Suite -, desde las fases iniciales, hasta su correcta implementación.

     

  3. Adaptación del SGA y los procesos logísticos. ¿Quién se adapta a quién?

    La adaptación entre la compañía y el SGA puede darse de varios modos: Algunos softwares de gestión requieren que la empresa adapte sus procesos y operativa al nuevo sistema. Otros, sin embargo, permiten también la opción contraria. Es decir, el SGA se adapta a la idiosincrasia logística de la empresa y sus procesos corporativos. Según mi experiencia, lo ideal es un equilibrio entre estas dos opciones. Es decir, es aconsejable buscar un software que se adapte al máximo a nuestras necesidades y procesos como compañía. Este aspecto garantiza una implantación mucho más fácil, eficiente y rápida. Pero, al mismo tiempo, es aconsejable aprovechar para adaptar nuestra organización a las buenas prácticas a las que nos obliga un buen SGA y desprendernos de malos vicios adquiridos.
    Por lo tanto, lo realmente importante es escoger un SGA que encaje con nuestra compañía, objetivos y necesidades pero, a la vez, aprovechar esta oportunidad de oro para definir posibles mejoras de procesos antes de empezar la implementación.

     

  4. Recursos disponibles insuficientes

    Tanto humanos, físicos, económicos o de tiempo. Una vez trazado el plan es importante valorar si se disponen de todos los recursos necesarios para poder implementar con éxito el proyecto. Y, en caso negativo, hacer las correcciones necesarias antes de empezar para evitar sorpresas inesperadas e indeseadas.

     

  5. Integración de sistemas informáticos y funcionalidades ineficientes o desfasadas

    Por un lado, es importante evaluar los sistemas y automatismos que se conectarán al SGA teniendo en cuenta los avances y necesidades del mercado. El objetivo es estimar si son óptimos o se necesita algún cambio antes de implantar el Software de Gestión de Almacenes. Hay que tener en cuenta que la eficacia de la solución global afectará directamente a la eficiencia operativa; la calidad global del servicio; y la satisfacción del cliente de la compañía que los utiliza.
    Por otro lado, para garantizar el éxito de la implementación, es necesario poder integrar el SGA con el ERP, EDI o programas de agencias de transporte que utilice la compañía de modo que todo funcione sincronizado y de modo eficiente.

     

  6. El tiempo es oro y la tecnología avanza a pasos agigantados

    Una implementación de un software de gestión no debería alargarse excesivamente en el tiempo. La escalabilidad futura y sobre todo la agilidad en la adaptación son factores esenciales. Si el proyecto está en fase de implementación permanente – o muy prolongada (varios años) – no puede adaptarse a las necesidades del mercado y mejoras tecnológicas como debería para ser competitivo. Las implementaciones de Software de Gestión de Almacenes deberían requerir unos meses (normalmente de entre 3 a 6 meses y hasta 12 meses en negocios más complejos).
    Ante escenarios complejos sería recomendable dividir el proyecto en fases. De este modo se minimiza el riesgo y se pueden consolidar cada una de las fases definidas por separado.
    Además, la tecnología logística, como en muchas otras industrias, está viviendo una época de grandes cambios, novedades y avances tecnológicos. Por lo tanto, los procesos largos de implantación están sin duda condenados al fracaso o a la pérdida de eficiencia.


Estos 6 aspectos son los más habituales. Mi recomendación, sin embargo, es que pidas a tu consultor que analicéis juntos bien tu caso previamente para minimizar posibles factores de riesgo particulares de tu implementación.

La implantación de un SGA no debería ser la compra de una licencia. Se trata de un proceso estratégico. Y como tal, debería analizarse detenidamente, involucrar a las personas adecuadas y personalizar el proyecto según las necesidades concretas de cada caso y compañía.

Hay que tener en cuenta que se trata de una excelente oportunidad para mejorar los procesos corporativos, incrementar la productividad y reducir costes, por lo que nada debería dejarse al azar.

¿Aún estás a tiempo de revisar tu plan? ¿Has detectado alguno de estos 6 factores de riesgo en la implementación de tu SGA? Si después de leer esta publicación tienes dudas, comentarios o puedo ayudarte, contacta conmigo y lo comentamos.

Alex Galisteo, Propietario y Socio Fundador de SCM Logística.

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