ERP o SGA: ¿qué es mejor para gestionar un almacén logístico?

ERP o SGA: ¿qué es mejor para gestionar un almacén logístico?

Hoy por hoy, el ERP y el SGA son dos herramientas de gestión imprescindibles en logística, pero con objetivos y aplicaciones diferentes. 

Lamentablemente, las empresas no siempre tienen claro cuál de ellas les conviene más, según su perfil y necesidades. Sin un asesoramiento profesional, la elección no siempre es la más adecuada.

¿Sabes cuáles son las diferencias entre un ERP y un SGA? ¿Cuáles son las aplicaciones de uno y otro? ¿Cuál es más indicado para mejorar la eficiencia en almacenes?

Trataremos de dar respuesta a estas preguntas a continuación.

 

El ERP: gestiona toda la empresa con una sola herramienta

Un Enterprise Resource Planning, o ERP, es un software diseñado para gestionar coordinadamente, con una sola herramienta, todas las áreas de una empresa.

Una de las principales dificultades en aquellas empresas que aún no han abordado el su proceso de digitalización, es precisamente la descoordinación entre departamentos, que funcionan muchas veces de forma estanca. Entre ellos la información no fluye, o lo hace de forma incompleta o a destiempo.

Eso es una fuente constante de errores y problemas:

  • Se duplican tareas
  • Se toman decisiones basadas en informaciones incompletas
  • No se actualizan los datos en tiempo y forma
  • Las actividades de cada departamento no quedan registradas en un historial
  • No es posible hacer un seguimiento del progreso de las tareas, especialmente cuando implican a varios departamentos
  • Es muy difícil recabar métricas basadas en datos reales, para poder tener un control sobre los números de la empresa.

Un ERP es la solución para dejar atrás los procesos manuales de control y digitalizar la gestión, centralizando todo en una sola herramienta.

De esa forma, la información circula entre departamentos y todos tienen acceso a la misma información, sin duplicidades y en tiempo real.

Ya solo con eso, la operativa de la empresa da un salto de gigante y los errores se reducen al mínimo.

Recuerda, la clave del ERP es que integra todas las operaciones de la empresa: contabilidad, recursos humanos, producción, compras, marketing… Los mejores ERP son modulares (se pueden añadir áreas a medida que la empresa crece y las necesita), y uno de esos módulos puede ser el de logística y almacén. 

 

El SGA, un software específico para almacenes

En nuestras consultorías, vemos muchas veces que las empresas no conocen las diferencias entre un ERP y un SGA. De hecho, cuando recomendamos la implementación de un software para la gestión de almacén, piensan que esa parte ya está cubierta por el hecho de tener un ERP que gestiona toda la empresa, incluido el almacén.

La realidad es que muchas veces el ERP no es suficiente, y es necesario complementarlo con el SGA, si de verdad se desea dar un salto adelante en gestión. 

¿Por qué lo recomendamos? Porque los almacenes pueden llegar a ser ecosistemas de una complejidad muy elevada, según los casos, y no es suficiente con un software generalista, como el ERP. Hace falta algo más específico.

El SGA (o WMS, según sus siglas en inglés) es capaz de optimizar el rendimiento del almacén, tomando el control de todos los movimientos internos. Estas son algunas de sus ventajas:

  • Mejor aprovechamiento de espacio, gracias a que se pueden implantar sistemas de gestión avanzada, como FEFO, FIFO o LIFO.
  • Más eficiencia en los procesos de picking, menos errores en la preparación de pedidos.
  • Seguimiento de la mercancía, desde su entrada en el almacén hasta su expedición.
  • Generación de rutas eficientes para un aprovechamiento máximo de los desplazamientos internos.
  • Control total del inventario, rotaciones, caducidades, etc., sin errores ni roturas de stock.

Una de las claves del SGA es que debe ser flexible para adaptarse a las necesidades de cada almacén. Por eso, no son recomendables las soluciones estandarizadas, que si bien pueden resultar más económicas en un principio, a medio plazo no suelen resultar eficientes. 

Lo recomendable es hacer una consultoría previa. Posteriormente, elegir un SGA suficientemente versátil (nuestro SGA TWO es hoy por hoy una de las mejores opciones del mercado) y confiar en un equipo profesional para su implementación, de forma personalizada.

 

Fundamental: integrar el SGA con el ERP

Si tu empresa ya ha implementado un ERP, el SGA elegido debe integrarse para funcionar conjuntamente, y así facilitar la gestión del conjunto de la empresa, incluyendo el almacén. 

Por ejemplo, The Warehouse Organizer, nuestro TWO, se enlaza con los principales ERP del mercado: 

  • Microsoft Dynamics
  • Sage
  • SAP
  • JDE
  • Ekon
  • ICG
  • Softline

Es tan versátil que se integra también con otros programas: gestión de etiquetas, terminales de mano de radiofrecuencia, picking por voz, visual o pick to light, etc.

Para que tengas una información más completa, te recomendamos la lectura de este post: ¿Integrar un SGA en el ERP de la empresa? Esto es lo que hay que tener en cuenta.

Si estás pensando cuál es el mejor software para tu empresa, o tienes dudas sobre la integración con algún software que ya estés utilizando, no dudes en ponerte en contacto y resolvemos todas las dudas.

Integrar un SGA en un ERP

Claves para integrar un SGA en un ERP de empresa

Por fin llega el momento de implantar un SGA para tomar el control del almacén de tu empresa. Ahora queda un paso importante: integrarlo correctamente en ERP de la compañía, para que ambos softwares se coordinen y la información fluya como si fuesen un solo sistema. 

¿Qué hay que tener en cuenta para que todo salga bien?

 

ERP y SGA, para el control total de tu empresa

En infinidad de ocasiones te hemos recomendado utilizar un software de gestión de almacén, en concreto nuestro SGA TWO, para tener digitalizar todos los procesos y ganar eficiencia. 

Pero un almacén no está aislado del resto de la empresa, y lo habitual es tener que conectar tu nuevo SGA al sistema de Planificación de Recursos Empresariales o ERP existente.

Para ponerte en contexto, ten en cuenta que el ERP es el software encargado de controlar los procesos de toda la empresa: desde el marketing y las ventas hasta los recursos humanos, el servicio al cliente, gestión de calidad, gestión financiera, marketing y ventas, etc.

>> Lee más sobre cómo implantar un ERP.

Por otra parte, el SGA es un software especializado en logística de almacén. Gracias a él se puede tener control total sobre el inventario, las entradas y salidas, los pedidos, las ubicaciones, etc. 

Además, gestiona las automatizaciones que se implementen y optimiza todas las operaciones para ahorrar tiempo y dinero. 

Por lo tanto, el entendimiento entre ambos programas tiene que ser perfecto, ya que van a estar constantemente compartiendo información entre ellos.

¿Complicado? No, si pones el proyecto en manos de los profesionales adecuados. Hay distintas soluciones, dependiendo de lo que cada empresa necesite.

Por ejemplo, existen ERP modulares a los que se les puede añadir una funcionalidad para la gestión de almacén. La ventaja es que, al pertenecer al mismo ecosistema, la integración es fácil y rápida. 

Por otra parte suele tratarse de sistemas de gestión sencillos, suficientes para algunos almacenes pero no para aquellos en los que se quieren implementar funciones avanzadas.

A cambio, existen softwares desarrollados y optimizados para la gestión de almacén de alto nivel. Nuestro SGA TWO es un ejemplo de sistema avanzado, con capacidad para gestionar almacenes con una operativa mucho más compleja. 

Te contamos un poco más a continuación:

 

SAP WM y SAP EWM: la ventaja de utilizar módulos

SAP es el nombre de la empresa alemana que lidera hoy en día el mercado de soluciones empresariales, y suyo es uno de los ERP más utilizados por empresas de todo el mundo.

En concreto, en SCM Logística llevamos implantando soluciones logísticas SAP desde hace años, por lo que sabemos cómo optimizar el proceso en cada caso. 

Su principal ventaja frente a otros es su versatilidad. SAP es un sistema modular. Este tipo de soluciones permiten activar funcionalidades cuando se necesitan.  

El hecho de que se puedan añadir módulos también permite hacer la inversión gradualmente, a medida que sea necesario tener más control sobre distintas áreas de la empresa, por ejemplo: Planificación de la producción (PP), Gestión de materiales (MM), Finanzas (FI), Recursos humanos (HR), Gestión de calidad (QM), y otros.

Es decir, se implementa lo necesario y se adquiere la licencia para ampliar nuevas funcionalidades solo cuando hace falta.

Y cuando lo que se necesita es abordar la gestión de almacén, SAP tiene dos módulos específicos:

  1. SAP WM: con las funcionalidades de un SGA de tipo medio.
  2. SAP EWM: para almacenes que requieran una gestión más compleja (aquí tienes más información sobre SAP WM y SAP EWM).

Con SAP, el almacén es uno más de los muchos módulos del ecosistema empresarial, y la integración se lleva a cabo con conectores específicos, de una forma estandarizada y sencilla. 

 

La potencia de SGA TWO

SGA TWO es nuestra solución para gestión de almacenes, desarrollada por nuestros ingenieros y optimizada con la experiencia adquirida en las sucesivas implementaciones en empresas.

TWO se enlaza perfectamente con los principales ERPs del mercado: Microsoft Dynamics, Sage, SAP, JDE, Ekon, ICG o Softline.

Además, también se puede integrar con otros softwares que se estén utilizando en el almacén para distintos procesos, como gestión de etiquetas o sistemas automatizados de picking, entre otros. 

Hay distintas fórmulas para que el nuevo SGA se conecte con todos los sistemas previamente instalados y que ya están funcionando en la empresa. 

Lo fundamental de ese proceso es hacerlo de forma sistematizada, comenzando por una consultoría en la que se pueda analizar en detalle cuál es el sistema de trabajo y las necesidades de la empresa, las actuales y las futuras a medio plazo.

Si tu empresa está en un momento de crecimiento y necesitas dar un salto adelante en productividad y eficiencia, habla con nuestro equipo.

Hemos ayudado a muchas empresas a crecer. ¿Te ayudamos a ti también? 

Cómo implantar un ERP

¿Cómo se implementa un ERP?

¿Sabes cómo es el proceso de implantación de un ERP? 

No en todas las empresas se hace de la misma manera. Hay variaciones, en función del tamaño y los objetivos de cada proyecto, pero estas son las fases básicas por las que hay que pasar para implantar un ERP de manera exitosa.

Te lo contamos a continuación.

 

Las 4 fases básicas para implantar un ERP en una empresa

Una vez tomada la decisión de implantar un ERP, se pone en marcha un proceso que va a necesitar la colaboración de toda la organización.

Es importante subrayar esto, porque para una transformación organizativa tan importante como esta, se necesita que participen los departamentos implicados, y la predisposición al cambio de toda la estructura empresarial. 

Ten en cuenta que no se trata de una mejora más, sino de una implementación que va a cambiar de manera radical el funcionamiento anterior. 

La implicación de los directivos es clave, pero también lo es la colaboración de los usuarios del nuevo sistema, que van a trabajar directamente con él (te recomendamos que conozcas más detalles sobre qué es un ERP)

Por tanto, antes de comenzar todo el proceso es muy recomendable explicar a toda la compañía en qué consiste el cambio que se va a poner en marcha, qué se espera de cada persona mientras dure la implementación y cuáles son los beneficios que trae consigo. De ese modo, tendremos el terreno preparado para comenzar.

Estas son las fases:

 

1. Fase de estudio

En esta fase, se hace un primer acercamiento al concepto ERP y lo que implica para la empresa. Es momento de empezar a asesorarse sobre los distintos sistemas disponibles y elegir qué programa de ERP es el más adecuado para implantar. 

Como seguramente ya sabes, existen distintos ERP en el mercado. Uno de los más conocidos es SAP, un programa que conocemos a fondo en SCM Logística. Pincha aquí si quieres saber qué es SAP y qué puede hacer por tu empresa. 

Otro aspecto a decidir es qué tipo de ERP se prefiere implementar, con servidores locales o en la nube. 

 

2. Fase de consultoría

Nuestro equipo analiza detenidamente cuáles son las necesidades de tu empresa. Es una etapa en la que hay que detenerse el tiempo necesario, porque de ello depende el éxito del proyecto.

Además, será necesario contar con toda la colaboración posible para conocer a fondo cuál es el funcionamiento de la empresa y así poder personalizar las soluciones ERP que se vayan a implementar. 

Una de las mayores ventajas de un ERP es que es un sistema modular, flexible y escalable. Es decir, se instalan los módulos que se necesitan y se deja abierta la posibilidad de implantar más a medida que se requieran nuevas funcionalidades.

A partir de aquí, se diseña un plan para instalar el software, siguiendo unos pasos organizados en coordinación con cada cliente.

 

3. Fase de implementación

Los resultados del estudio realizado en la fase anterior se aplican en este momento, cuando ya se procede a implementar el programa.

En esta fase hay que hacer la migración de datos del sistema antiguo al nuevo. El equipo profesional que se ocupe de hacerlo decidirá qué información es relevante y cómo se va a trasladar.

Y, además, hacerlo tratando de cumplir el calendario previsto, para alterar lo menos posible el funcionamiento habitual de la compañía.

Normalmente, sobre todo en empresas grandes, la implantación se lleva a cabo de manera gradual, por módulos o departamentos, de forma que se pueda ir probando el programa y haciendo los ajustes que sean necesarios.

Muchas veces, según el feedback que se vaya obteniendo, se incorporan funcionalidades nuevas que no habían sido previstas en el diseño inicial y que lo mejoran. 

Es momento de hacer todas la pruebas necesarias para asegurar que la instalación se ha hecho correctamente

 

4. Fase de seguimiento

Es habitual que, una vez instalado el ERP y ya en funcionamiento, se vayan detectando pequeños detalles que es necesario ajustar. Hay que hacer un seguimiento de toda la instalación para asegurarse de que todo está correcto y responde a lo que se había planeado en un principio.

Algo fundamental para que un proceso de este tipo se culmine con éxito, es que exista una comunicación fluida con la empresa. Por eso es tan importante la elección del equipo profesional que se va a encargar de tu sistema de gestión. 

Porque no solo se trata de diseñarlo e implementarlo correctamente, sino de hacer un buen seguimiento y dar el soporte necesario. La confianza en el partner que elijas es fundamental.

Para nosotros, que llevamos años instalando Sistemas de Gestión de Almacén en empresas de muy distintos sectores, es fundamental trabajar en un clima de colaboración y proximidad. El cliente sabe que cuenta con nuestro equipo de ingenieros para buscar soluciones ante cualquier reto que se presente.

¿Quieres saber cómo trabajamos? Puedes leer aquí los casos de Montana Colors, INOXPA o Garcimar

 

¿Quieres que tu empresa dé un salto adelante? Hazlo implantando un ERP

El ERP te va a proporcionar el control total de todos los procesos de la compañía, con información unificada, ya que todos los departamentos se integran en una base de datos común, y actualizada: se puede disponer de informes a tiempo real para poder tomar mejores decisiones.

Y, además, puedes integrar en el ERP el Sistema de Gestión de Almacén. ¿Te imaginas el salto organizativo que va a dar tu empresa con esto?

No le des vueltas. Si aún tienes dudas ponte en contacto con nuestro equipo y te las resolvemos.

Qué es un ERP y para qué sirve

¿Qué es un ERP y como mejora la gestión de tu empresa?

¿Te imaginas gestionar toda tu empresa con una sola herramienta digital? Eso justamente es lo que hace un ERP: unificar toda tu organización y centralizar su control. 

Si aún no tienes muy claro qué puede hacer un ERP, o sí lo sabes pero no te has decidido a dar el paso de implementarlo, es el momento de que leas este post.

Hoy te contamos qué es un ERP y cómo puede ayudarte a tener todas las áreas de tu empresa bajo control.

 

Enterprise Resource Planning: qué es un ERP y por qué deberías implementarlo en tu empresa

Un ERP es un software diseñado para gestionar todos los procesos de una empresa, integrando en una única herramienta a todos los departamentos.

De esa forma, es posible coordinar las diferentes áreas con un alto nivel de precisión, así como compartir datos de forma instantánea y facilitar el proceso de toma de decisiones basadas en información actualizada en tiempo real.

Muchos problemas cotidianos comunes a todas las empresas se derivan de la falta de coordinación entre departamentos:

  • La información no fluye correctamente
  • Los datos se comparten a destiempo o parcialmente, o directamente no se comparten
  • Se han tomado decisiones relevantes basadas en información incompleta o desfasada
  • Algunas tareas se duplican porque los departamentos no se comunican entre sí
  • Los inventarios no se actualizan a tiempo y contienen errores
  • No existe un registro de actividades y resulta difícil conocer el estado de las tareas en tiempo real 
  • No hay posibilidad de hacer un seguimiento fiable de los KPI imprescindibles para conocer la evolución de la empresa

¿Seguimos? Son problemas habituales en el día a día de las empresas que no tienen un sistema de gestión digitalizado y centralizado, y continúan utilizando métodos manuales de control.

Hoy por hoy, un ERP es esencial para gestionar con visión global una empresa, integrando a todos los departamentos en una base de datos común: contabilidad y finanzas, recursos humanos, marketing, almacén, compras… 

Al disponer de un sistema único, todos los departamentos manejan los mismos datos. De esa forma, la recogida de información, su organización y análisis, es igual para todos. Sin duplicidades. Sin retrasos o datos obsoletos. Sin errores.

 

¿Los sistemas de ERP son recomendables para cualquier tamaño de empresa?

Sí, cualquier empresa, sea una multinacional o una pyme, va a beneficiarse de un ERP. Ten en cuenta que antes de implementar un ERP se debe hacer un estudio de las necesidades, en el momento presente y en el medio plazo, previendo ampliaciones.

Con ese estudio en la mano, se diseña cómo va a ser la implantación del ERP. Una de las mayores ventajas de este software es que es personalizable. Es decir, hay distintos niveles de en función del tamaño de la empresa, de su volumen de facturación y de sus necesidades organizativas.

Por tanto, lógicamente, en una pyme se implementará un sistema más básico, ya que hay funcionalidades que no son necesarias. Y en una gran empresa, que requiera planificar y coordinar multitud de departamentos y recursos, se implementará un ERP con mucha más capacidad.

Los ERP son, por tanto, sistemas muy versátiles y con una gran capacidad de adaptación, para que todas las empresas puedan beneficiarse de las mejoras organizativas.

 

¿Qué tipos de ERP existen?

Básicamente hay dos grandes tipos de ERP: los que almacenan la información localmente y los que están ubicados en la nube.

  • ERP local: en este caso se utilizan los servidores de la propia empresa para instalar el sistema y toda la información se ubica y se gestiona desde ahí. Todo es propiedad de la compañía, lo que quiere decir que debe responsabilizarse del mantenimiento y actualizaciones del sistema.
  • ERP cloud: con esta otra opción, se contrata el ERP como si fuese un servicio externalizado, ya que está instalado en un servidor en la nube. Es un modelo que está superando al local en los últimos años, por la comodidad que supone derivar el servicio a un proveedor de confianza que se ocupe del mantenimiento y soporte. Además, el coste es menor, al no necesitar equipos de hardware locales ni inversión en software propio.

Los dos sistemas funcionan bien, por lo que la decisión de decantarse por uno u otro debe tomarse en función de factores como la disponibilidad o no de espacio físico, la capacidad de realizar el mantenimiento, la posibilidad de afrontar la inversión, etc.

 

¿Y si necesitas también un SGA? ¿Puede integrarse en el ERP?

Puede y debe. De hecho, es la mejor combinación posible para tener el control total sobre tu empresa. 

Obviamente, la integración del un SGA, como por ejemplo nuestro TWO, en el ERP debe ser realizada por un equipo técnico profesional, capaz de hacer que los procesos logísticos del almacén encajen sin fricciones con el resto de la organización de la empresa.

Llegados a este punto lo mejor es que consultes tu caso para ver cuál es la mejor estrategia. Y es tan fácil como que te pongas en contacto con nosotros. Tenemos tanto la experiencia como el equipo humano y técnico necesario para abordar todo tipo de proyectos. ¿Nos cuentas el tuyo?