Cómo elegir proveedor SGA

Cómo elegir un proveedor de SGA: 4 consejos para tomar la mejor decisión

Decidir que ha llegado el momento de implantar un SGA (Sistema de Gestión de Almacén) en tu empresa supone una evolución cualitativa muy importante. Es el paso lógico para afrontar retos futuros. Pero, ¿sabes qué tienes que tener en cuenta para elegir un proveedor de SGA?

En este post vamos a darte algunos consejos útiles, muy a tener en cuenta a la hora de elegir el proveedor de SGA que más conviene a tu organización.

 

Toma nota de estos 4 aspectos a tener en cuenta para elegir tu proveedor de SGA

A modo de definición general, un SGA es un software, es decir, un programa informático que contiene instrucciones para que los ordenadores realicen determinadas tareas.

En este caso concreto, el software está enfocado a la gestión de todas las tareas que se llevan a cabo dentro de un almacén, de manera centralizada, con una base de datos única y con información actualizada en tiempo real.

Somos conscientes de que muchos almacenes, sobre todo pequeños y medianos, todavía mantienen sistemas de organización logística en papel.

Nos referimos a la clásica hoja de Excel, en la que un operario puntea las operaciones y hace las anotaciones oportunas. Es fácil comprender que resulta un sistema con enormes limitaciones, un alto índice de errores y nula capacidad de crecimiento. 

Aparte de eso, la digitalización de procesos es algo que está en el horizonte de todas las empresas. Sea cual sea su tamaño, antes o después va a haber un punto a partir del cual necesitas sí o sí un Software de Gestión de Almacén.

Pero si echas un vistazo a la oferta disponible, verás que hay muchos proveedores que ofrecen sus propios SGA. ¿Cómo saber cuál es mejor? ¿Qué hay que tener en cuenta? ¿Qué diferencia a un proveedor de otro?

Vamos a tratar de darte una orientación con estos 4 consejos. ¿Qué le tienes que pedir a tu proveedor de SGA?

 

1. Que se involucre en tu proyecto

Para poder implantar el SGA adecuado, el proveedor debe conocer al detalle cuál es el funcionamiento del almacén. No solo las tareas más habituales o cotidianas, sino también las excepcionales o las que solo se necesitan en circunstancias puntuales. 

Ese conocimiento en profundidad de las características de tu proyecto es fundamental para definir cuáles son las necesidades del almacén. 

Es el primer paso y más importante para empezar a trazar la implementación de un SGA capaz de dar respuesta a todos los procesos.

 

2. Que ofrezca soluciones

Un proveedor experto, una vez que conozca el funcionamiento del almacén, será capaz de proponer soluciones para todos los procesos, incluso para aquellos donde no se haya detectado un problema, pero que son susceptibles de mejorar con una gestión digitalizada.

O, en otro sentido, puede ser capaz de detectar aspectos que puedan suponer una ventaja competitiva si se gestionan de la manera adecuada.

Al no estar inmerso en la rutina del almacén, su visión externa sumada al expertise o conocimiento de la herramienta, podrá proponer soluciones con las que, quizá, a priori no se contaba.

Por ejemplo, aquí tienes claves sobre cómo amortizar un SGA con tecnología de identificación por radiofrecuencia (RFID).

 

3. Que sea flexible

No hay dos almacenes iguales. Cada uno tiene exigencias distintas y sus procesos son únicos.

Por tanto, el proveedor de SGA debe adecuar las soluciones digitales a cada empresa, y no al revés. 

Además, aunque hacer una previsión de necesidades futuras es importante, hay nuevas necesidades que pueden surgir sobre la marcha y que deben ser cubiertas. Por tanto, el proveedor debe ser flexible para adaptar el SGA a las necesidades de gestión que se vayan creando o modificando.

¿Quiere saber más? Echa un vistazo a estas 5 características de un buen SGA.

 

4. Que acompañe la implementación

Lógicamente, el proveedor va a ocuparse de implantar el SGA hasta que todo funcione. No obstante, puede ir un poco más allá. 

Es necesario entender que, para una empresa, pasar de una logística “manual” a un sistema digital, es más que un cambio organizativo: es una transformación que afecta a la propia cultura empresarial. 

Toda la organización va a experimentar cambios. Con algunos seguramente ya se contaba desde un inicio, con otros quizá no y hay que ir explicándolos sobre la marcha.

La profesionalidad del proveedor se muestra también en su capacidad comunicativa y en su habilidad para involucrar a toda la organización en el gran cambio que supone la implantación de un SGA, así como acompañar en el aprendizaje del nuevo método de trabajo.

Ese trabajo en conjunto, mano a mano, es una garantía de éxito. 

Y por último, muy importante: asegúrate de que tu proveedor te ofrezca un servicio postventa. 

Porque una vez que la implementación básica termina, cuando el trabajo diario empieza a rodar, es muy posible que ocurran imprevistos, que surjan dudas sobre la marcha o que haya que refrescar determinados aspectos técnicos. 

Además tu empresa va a seguir evolucionando, y es posible que haya que hacer ajustes en el SGA según vayan surgiendo nuevas necesidades. 

Si quieres más información, puedes consultar estos 3 aspectos clave al contratar un SGA.

 

Elige a tu proveedor de SGA con todas las garantías

Un proveedor de SGA pasará a ser un partner muy importante para tu empresa, un aliado estratégico con visión de conjunto sobre el negocio y capacidad de adaptarlo a las nuevas exigencias del mercado.

Hoy en día existen muchas ofertas de software de gestión de almacén y proveedores distintos. Nuestro consejo principal es que, más importante que contratar el SGA con más prestaciones, es decantarse por aquel que mejor se adapta a la empresa y cuyo proveedor nos inspira más confianza.

Esperamos haberte ayudado con estos consejos para elegir un proveedor de SGA. No obstante, si tienes cualquier duda, ponte en contacto con nosotros. Coméntanos tu caso y te orientamos para encontrar soluciones.

Cuándo necesitas un Software de Gestión de Almacén

¿Cuándo necesitas (sí o sí) un Software de Gestión de Almacén (SGA)?

Un Software de Gestión de Almacén (SGA) o Warehouse Management System (WMS), va más allá del control de las referencias. Gestiona y automatiza muchas de las operaciones habituales que desarrollas en tu nave.

No importa qué tipo de mercancía guardas en tu almacén, ni a qué sector corresponde. Si tus productos son muchos y pequeños, o pocos y grandes. Si son frágiles o resistentes. Si son perecederos o no caducan.

Si tienes problemas en él -y no nos referimos solo a dificultades de almacenaje-, ha llegado el momento de plantearte si necesitas un Software de Gestión de Almacén (SGA). 

 

Tienes un problema en tu almacén: veámoslo

El momento en el que comienzan a aparecer las dificultades no es agradable, pero delimitarlas y atajarlas puede traerte muchas ventajas añadidas e inesperadas si implantas un Software de Gestión de Almacén (SGA).

¿Te encuentras en alguna de estas situaciones?:

Tu almacén está desordenado. Lo que empezó en un pequeño local fue creciendo sin criterio y actualmente los productos no siguen un orden lógico, por lo que pierdes tiempo reponiendo y luego localizando artículos para el envío de pedidos.

Necesitas incluir más referencias y tu almacén actual está desbordado. Antes de emprender la engorrosa tarea de trasladarte a otra ubicación, avisar a proveedores y clientes, y cambiar todas las direcciones administrativas… hay una solución alternativa y con puertas al futuro.

Tienes errores en la preparación de pedidos y retrasos en las entregas. El origen puede ser un factor humano, carencias en la cadena de mando, una mala organización de productos… En lugar de resolver uno a uno, implantar un SGA puede ser la solución que ataque a la raíz. 

El stock no está controlado ni organizado. Tienes productos duplicados en el almacén sin saberlo, compras material que ya tienes en abundancia, los pedidos van más lentos porque no se localizan bien las referencias o no estás rentabilizando el espacio.

Rotura de stock por datos incorrectos. Si hay ocasiones en las que no cuentas con suficiente cantidad de producto para satisfacer las ventas, estás perdiendo dinero. Si esto se debe a fallos de información en el almacén, el SGA va a eliminarlos.

Tienes mucho personal administrativo recabando información. Recoger datos de inventario manualmente es una tarea tediosa que genera errores y lleva muchas horas. Tiempo que los administrativos pueden dedicar a otras labores. Los sistemas automáticos son más efectivos en esta tarea.

Han aumentado tus ventas. Si cada vez tienes más volúmenes en tránsito, al basarte en un sistema de control del almacén manual te acercas peligrosamente al borde de un precipicio. Llegará un momento en que comiencen los errores si no cuentas con un SGA.

Si alguno de estos ejemplos se aplica a tu negocio, sí o sí necesitas implantar un Software de Gestión de Almacenaje. Y tenemos dos buenas noticias: va a solucionar tu problema actual, y además abrirte puertas hacia mejoras futuras.

 

No tienes dificultades de almacenaje… pero ves mucho margen de mejora

Te creemos cuando dices que todo va bien. Pero siempre hay margen para optimizar el espacio, otear nuevos horizontes y rentabilizar lo ya que tienes. 

En ese caso, un Software de Gestión de Almacén (SGA) también puede cambiar tu modo de entender el negocio y abrirte puertas al crecimiento. Estos son algunos de puntos en los que introduce mejoras:

Te permite diseñar un nuevo layout de forma sencilla y eficiente

El diseño en planta de tu almacén es la base que permite organizar, manejar y despachar mercancía con eficacia. El sistema tiene en cuenta los productos compatibles entre sí, los que caducan antes (si es el caso) o los que deben estar más cerca del punto de salida. 

Puedes optimizar el espacio con el que cuentas actualmente

El SGA tiene las medidas del almacén y permite aprovechar el espacio. Con ello puedes introducir más referencias y reducir costes de almacenaje. También evitan que acumules excesiva cantidad de existencias.

Añade control de trazabilidad interna

El software te indica en qué lugar del almacén está cada producto en todo momento para poder localizarlo. Y te señala por dónde ha pasado, en caso de que necesites rastrear un error o un fallo en la calidad.

Mejora la productividad

Si en el mismo tiempo puedes atender el doble de pedidos, incrementas ganancias. La implantación de un SGA afina los recorridos, evita movimientos innecesarios y te permite introducir y buscar datos mediante teclado, voz o escáner. Todo es ahorro de tiempo.

Diseña las tareas de los trabajadores

Un SGA correctamente implantado permite definir el trabajo de cada operario, en base a un ahorro de tiempo y reducción de errores. Y optimiza las zonas de tránsito de personas y maquinaria.

Te aporta datos KPI

Los indicadores clave de rendimiento son imprescindibles para saber si se alcanzan los objetivos fijados y controlar cuánto tiempo tarda un proceso en completarse. Y con datos en la mano, puedes tomar decisiones efectivas.

Mejora la seguridad

Un SGA incorpora el uso de credenciales de acceso personalizadas, por lo que la información más delicada está en manos de personal concreto previamente seleccionado. Y se pueden imputar responsabilidades en el manejo de la mercancía, en caso de daños, pérdidas o robos.

¿Qué SGA te recomendamos?

Implementar un Software de Gestión de Almacén (SGA) va a regular el proceso de organización de productos y las operaciones que realices con ellos. Olvídate de saber de memoria dónde está cada referencia. Es una pérdida de tiempo y de trabajo.

Con una introducción correcta de datos, un SGA controla cada elemento que entre en tu almacén, lo tiene localizado en tiempo real, se encarga del control de calidad, de su expedición y del registro de stock, entre otros.

Si deseas instalar uno, debe estar adaptado a las necesidades de tu empresa y tu tipo de mercancía. Algunos sectores priorizan la trazabilidad, mientras que otros dan más valor a la  productividad. El SGA elegido ha de tener en cuenta tus preferencias, reflejadas en un plan de actuación detallado.

En SCM tenemos experiencia en logística de almacenes. Mucha. Y fruto de ella y de todas las pruebas que hemos realizado, te recomendamos el Software de Gestión de Almacén TWO.

Además de las mejoras que aporta la implantación de un SGA convencional, TWO tiene dos ventajas añadidas:

 

  • Nuestro equipo de programadores y consultores lo ha creado para cubrir las necesidades actuales y futuras de tu almacén. Se adapta y crece al ritmo de tu empresa sin recurrir a servicios de programación externos.

 

  • Es tan intuitivo y fácil de usar, que reduce los tiempos de formación. Los trabajadores se harán rápidamente a su interfaz y lógica de funcionamiento. Aunque haya rotación de personal, no le costará familiarizarse con su uso.

 

Si dudas si un SGA puede solucionar tus dificultades o mejorar la eficiencia y optimizar costes y stocks de almacén, déjanos ayudarte. 

Es importante estudiar previamente tus necesidades, planificar y decidir si vas a amortizar un Software de Gestión de Almacén. En SCM Logística contamos con expertos para asesorarte.

El Software de Gestión de Almacenes, una solución rentable y cada vez más necesaria

El SGA, una solución rentable y cada vez más necesaria en el competitivo mercado actual

El ROI en un proyecto SGA es de menos de 1 año en el 39% de los casos; y del 47% de 1 a 2 años, según el III informe “Estado actual del Software de Gestión de Almacenes en España”.

En un mercado tan dinámico y competitivo como el actual la gestión y operativa logística en almacenes y centros de distribución exige una alta eficiencia; reducción de costes y velocidad de respuesta. Para poder hacer frente a este desafío, cada vez son más imprescindibles herramientas estratégicas que permitan tener el control de todos los movimientos y stocks; obtener altos ratios de competitividad; eficiencia logística y un mejor de servicio al cliente. La solución tecnológica clave para cubrir todas estas necesidades es contratar un buen SGA o Software de Gestión de Almacenes.

Teniendo en cuenta esta coyuntura, no es de extrañar los datos del informe anual “Estado actual del software de gestión de almacenes en España (2018)” (1), presentado recientemente por el comparador de software SoftDoit y en el que SCM Logística ha participado.
El informe refleja que el Software de Gestión de Almacenes se afianza en España. Además, se prevé que se incremente su demanda también en 2019. Así pues, se constata que cada vez más empresas son conscientes de la importancia de implementar un buen SGA para mejorar la gestión logística y de la ventaja competitiva que supone para una compañía.

SGA, una solución con un ROI de 6 a 12 meses en 4 de cada 10 proyectos

Al margen de la importancia que un Software de Gestión de Almacén puede tener sobre la mejora de la eficiencia logística y la reducción de costes, se trata de una solución con un retorno de inversión de tan sólo unos meses.

Según datos del informe, el 16,7% asegura que el ROI va desde los 3 a los 6 meses; el 38,9% de los proveedores señalan que oscila entre los 6 y los 12 meses, y el 47,2% entre los 12 y los 24 meses. Solamente un 8,3% afirma que el plazo en el Retorno de Inversión (ROI) supera los 24 meses.

El retorno de la inversión de la implantación de una Software de Gestión de Almacenes
(2)
Por otro lado, en relación al tiempo medio de arranque de los proyectos (es decir, desde que proveedor y cliente firman hasta que la solución de SGA se implanta en la empresa) el 72% asegura que oscila entre los 3 y los 6 meses; el 22% de los 6 a los 12 meses, y en casi el 6% de los casos afirma que supera los 12 meses.

Tiempo arranque SGA

Funcionalidades más demandadas conectar al Software de Gestión de Almacenes

Añadidos a los propios beneficios que aporta el SGA, el “cerebro” de la gestión de almacenes, existen una serie de soluciones (cada vez más demandadas) cuyas funcionalidades incrementan aún más la eficiencia logística al ser conectadas al Software de Gestión de Almacenes.
De entre todas las funcionalidades, según datos del informe la opción más demandada a la hora de contratar un software SGA para enviar órdenes a los operarios es la de Picking por voz, en un 50% de los casos. Un 41,7% asegura que preguntan por otras funcionalidades; el 22,2% responde que no hacen ninguna demanda concreta; un 22,2% solicitan sistemas de “Pick to light”, y el 19,4% de “Visual Picking”.

El estudio y la infografía completa se pueden descargar en: bit.ly/2qANTxb

SCM Logística colabora con SoftDoit.

Así pues, una vez más se pone de manifiesto que las nuevas tecnologías son un aliado logístico cada vez más demandado ya que mejoran los márgenes y la eficiencia. Como dice el dicho innovar o morir. 

Si tienes dudas al contratar tu SGA, quieres pedir opinión o una demo, contacta a nuestros consultores y te guiaremos.

(1) Según datos de SoftDoit. Para la elaboración de este informe han participado 36 empresas proveedoras de SGA que ofrecen sus servicios en España.
(2) Fuente de todos los gráficos: SoftDoit.

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5 Características de un buen SGA

5 Características de un buen SGA – Infografía

¿Conoces qué aspectos son importantes a la hora de evaluar, elegir y contratar un Software de Gestión de AlmacénEn esta infografía te mostramos 5 características de un buen SGA que creemos que debería tener tu sistema de gestión de almacén, actual o futuro, para que lo evalúes e identifiques si realmente es la solución que necesitas: 

 

Infografía: Características de un buen SGA


Si estás interesado en las características de un buen SGA también te recomendamos el artículo «
3 aspectos a tener en cuenta al contratar un SGA». En él, se detallan los elementos que pueden determinar el éxito o fracaso de la implantación de tu Software de Gestión de Almacén (SGA), a medio y largo plazo, incluyendo el detalle de las características que debería tener un buen SGA.

¿Necesitas que te orientemos en qué solución de gestión de almacenes te conviene? Te ayudamos.

 

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